Odpowiedzialność członka zarządu za zwrot dofinansowania

Odpowiedzialność członka zarządu za zwrot dofinansowania nie powstaje automatycznie z chwilą wydania decyzji wobec spółki. Może jednak zostać orzeczona w odrębnym postępowaniu, jeżeli egzekucja z majątku beneficjenta okaże się w całości albo w części bezskuteczna, a członek zarządu nie wykaże przesłanki wyłączającej jego odpowiedzialność. W takim przypadku odpowiedzialność może obejmować cały jego majątek.

Ryzyko to ma szczególne znaczenie, gdy decyzja nakazuje spółce zwrot kilkuset tysięcy albo kilku milionów złotych wraz z odsetkami, a jej sytuacja finansowa nie pozwala na wykonanie obowiązku. W odniesieniu do spółek objętych zakresem art. 116 Ordynacji podatkowej, w szczególności spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, prostych spółek akcyjnych i spółek akcyjnych, organ powinien jednak wykazać ustawowe przesłanki odpowiedzialności konkretnej osoby.

Analiza sprawy powinna zatem obejmować nie tylko legalność decyzji wydanej wobec beneficjenta, lecz także bezskuteczność egzekucji, moment powstania naruszenia, okres pełnienia funkcji, moment wystąpienia niewypłacalności oraz przesłanki pozwalające członkowi zarządu uwolnić się od odpowiedzialności.

Odpowiedzialność członka zarządu za zwrot dofinansowania – najważniejsze informacje

decyzja wydana wobec spółki nie pozwala prowadzić egzekucji z majątku członka zarządu;
odpowiedzialność członka zarządu wymaga wydania odrębnej decyzji;
jedną z podstawowych przesłanek odpowiedzialności jest bezskuteczność egzekucji wobec spółki;
odpowiedzialność może dotyczyć również byłego członka zarządu;
członek zarządu może powołać się na przesłanki wyłączające jego odpowiedzialność, w tym brak winy albo wskazanie majątku spółki.

Czy decyzja o zwrocie wydana wobec spółki oznacza odpowiedzialność członka zarządu?

Nie. Adresatem decyzji wydawanej na podstawie art. 207 ust. 9 ustawy o finansach publicznych jest beneficjent, czyli przykładowo spółka, która otrzymała dofinansowanie. Sam fakt wydania takiej decyzji nie powoduje jeszcze powstania osobistej odpowiedzialności członka jej zarządu.

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 28 października 2025 r., I GSK 1472/22, wyraźnie odróżnił decyzję dotyczącą obowiązku zwrotu środków przez spółkę od decyzji o odpowiedzialności członka zarządu. W tym drugim przypadku obowiązkiem zapłaty zostaje objęty inny podmiot niż pierwotny dłużnik, a zobowiązanie osoby trzeciej – choć zależne od zobowiązania spółki – ma odrębny tytuł prawny.

W konsekwencji nawet po zakończeniu postępowania dotyczącego zwrotu dofinansowania organ nie może skierować egzekucji do majątku członka zarządu wyłącznie na podstawie decyzji wydanej wobec spółki. O odpowiedzialności osoby trzeciej musi zostać orzeczone w odrębnej decyzji.

Odpowiedzialność członka zarządu za zwrot dofinansowania z UE– podstawa prawna

Należności z tytułu zwrotu środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich, inne należności związane z realizacją takich projektów oraz odsetki są kwalifikowane w art. 60 pkt 6 ustawy o finansach publicznych jako niepodatkowe należności budżetowe o charakterze publicznoprawnym.

Ustawa o finansach publicznych zawiera szczególną regulację dotyczącą odpowiedzialności osób trzecich. Zgodnie z art. 66b ust. 2 u.f.p. osoby trzecie odpowiedzialne za zobowiązania do zwrotu środków ustala się według stanu z dnia powstania naruszeń określonych m.in. w art. 207 ust. 1 u.f.p. Art. 67 ust. 1 u.f.p. przewiduje natomiast, że w sprawach nieuregulowanych w tej ustawie odpowiednie zastosowanie znajdują przepisy działu III Ordynacji podatkowej.

W odniesieniu do członków zarządu odpowiednie zastosowanie znajduje art. 116 Ordynacji podatkowej. Przepis ten przewiduje odpowiedzialność solidarną członków zarządu całym ich majątkiem, jeżeli egzekucja z majątku spółki okazała się w całości albo w części bezskuteczna, a członek zarządu nie wykaże jednej z ustawowych przesłanek egzoneracyjnych ani nie wskaże mienia spółki, z którego egzekucja umożliwi zaspokojenie należności w znacznej części. Regulacja ta obejmuje również byłych członków zarządu.

Art. 116a § 1 Ordynacji podatkowej przewiduje odpowiedzialność członków organów zarządzających innymi osobami prawnymi niż wymienione w art. 116, a także fundacją rodzinną w organizacji, przy odpowiednim stosowaniu art. 116 O.p. Przepis ten ma zatem znaczenie również w przypadku członków organu zarządzającego fundacją będącą beneficjentem dofinansowania.

Odpowiedzialność wynikająca z art. 116 oraz art. 116a Ordynacji podatkowej ma charakter publicznoprawnej odpowiedzialności osoby trzeciej i jest ustalana w drodze decyzji administracyjnej. W przypadku członka zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością należy ją odróżnić od odpowiedzialności przewidzianej w art. 299 k.s.h., dochodzonej na drodze cywilnej. Są to odrębne podstawy odpowiedzialności, o różnych przesłankach i trybie dochodzenia.

Kiedy organ może orzec o odpowiedzialności członka zarządu?

Warunkiem odpowiedzialności z art. 116 § 1 O.p. jest wykazanie, że egzekucja z majątku spółki okazała się w całości albo w części bezskuteczna.

Bezskuteczność egzekucji ustala się na podstawie okoliczności ujawnionych w toku postępowania egzekucyjnego. Nie musi być ona stwierdzona wyłącznie postanowieniem o umorzeniu egzekucji. Organ może wykazać tę przesłankę również za pomocą innych prawnie dopuszczalnych dowodów, jeżeli pozwalają one stwierdzić, że należność nie może zostać wyegzekwowana z majątku spółki w całości albo w części.

Samo postanowienie o umorzeniu postępowania egzekucyjnego nie powinno być przy tym traktowane jako dowód niepodlegający dalszej ocenie. Jeżeli członek zarządu wskazuje konkretny majątek spółki albo kwestionuje prawidłowość ustaleń dotyczących jej sytuacji majątkowej, organ powinien odnieść się do tych okoliczności i ocenić, czy przesłanka bezskuteczności rzeczywiście została spełniona.

Przykładem zastosowania tych zasad jest wyrok NSA z 27 listopada 2019 r., I GSK 3386/18, wydany w sprawie dotyczącej odpowiedzialności członków organu zarządzającego fundacją będącą beneficjentem dofinansowania. NSA oceniał w tej sprawie odpowiedzialność przy zastosowaniu art. 116a w związku z art. 116 O.p. Egzekucja prowadzona wobec fundacji okazała się bezskuteczna. Niezależnie od tego sąd upadłościowy wcześniej oddalił wniosek o ogłoszenie upadłości z uwagi na brak majątku wystarczającego nawet na pokrycie kosztów postępowania. Ta ostatnia okoliczność miała znaczenie przede wszystkim dla oceny, czy wniosek o ogłoszenie upadłości został złożony we właściwym czasie.

Organ powinien wykazać przesłanki pozytywne odpowiedzialności, w szczególności bezskuteczność egzekucji oraz to, że dana osoba należy do kręgu osób trzecich, wobec których odpowiedzialność może zostać orzeczona, z uwzględnieniem szczególnej regulacji art. 66b ust. 2 u.f.p. Członek zarządu powinien natomiast co do zasady wykazać przesłanki egzoneracyjne, na które się powołuje. Nie zwalnia to jednak organu z obowiązku wyczerpującego zebrania i rozpatrzenia materiału dowodowego, w tym ustalenia, czy i kiedy wystąpiły przesłanki do ogłoszenia upadłości.

Który członek zarządu może odpowiadać? Czy odpowiedzialność dotyczy również byłego członka zarządu?

Rezygnacja z funkcji albo odwołanie z zarządu nie wykluczają odpowiedzialności byłego członka zarządu, jeżeli w dniu powstania nieprawidłowości, z którą wiąże się obowiązek zwrotu dofinansowania, pełnił on funkcję objętą zakresem art. 116 O.p., z uwzględnieniem art. 66b ust. 2 u.f.p. Art. 116 § 4 Ordynacji podatkowej wprost przewiduje stosowanie regulacji o odpowiedzialności również do byłego członka zarządu.

W sprawach zwrotu środków europejskich trzeba jednak uwzględnić szczególną regułę czasową wynikającą z art. 66b ust. 2 u.f.p. Osoby trzecie odpowiedzialne za zwrot ustala się według stanu z dnia powstania naruszeń określonych w art. 207 ust. 1 u.f.p., a nie według składu zarządu istniejącego w dniu wydania ostatecznej decyzji o zwrocie.

Dla ustalenia kręgu osób, wobec których może zostać orzeczona odpowiedzialność, trzeba odtworzyć skład zarządu na dzień powstania nieprawidłowości. Decyzja o zwrocie może zostać wydana kilka lat później, gdy skład zarządu jest już inny.Dlatego konieczne jest precyzyjne odtworzenie zarówno okresu pełnienia funkcji przez daną osobę, jak i momentu powstania nieprawidłowości, z którymi organ wiąże obowiązek zwrotu środków.

Oceny nie można zatem opierać wyłącznie na tym, czy dana osoba pozostawała członkiem zarządu w dacie wydania decyzji zwrotowej. Miarodajne jest ustalenie, czy pełniła funkcję w czasie, który – przy uwzględnieniu art. 66b ust. 2 u.f.p. i odpowiednio stosowanych przepisów Ordynacji podatkowej – może uzasadniać przypisanie jej odpowiedzialności.

Jakie przesłanki wyłączają odpowiedzialność członka zarządu?

Bezskuteczność egzekucji jest jedną z przesłanek pozytywnych odpowiedzialności, ale jej wykazanie nie przesądza jeszcze o wydaniu decyzji obciążającej członka zarządu. Art. 116 § 1 O.p. przewiduje przesłanki egzoneracyjne, których wykazanie wyłącza odpowiedzialność.

Członek zarządu może wykazać, że we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości, otwarto postępowanie restrukturyzacyjne albo zatwierdzono układ w postępowaniu o zatwierdzenie układu. Może również dowodzić, że niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości nastąpiło bez jego winy. Odrębną możliwością jest wskazanie mienia spółki, z którego egzekucja umożliwi zaspokojenie zaległości w znacznej części.

Obrona członka zarządu powinna obejmować zarówno weryfikację przesłanek, które organ ma obowiązek wykazać, jak i przedstawienie dowodów potwierdzających wystąpienie przesłanek egzoneracyjnych.

Samo powołanie się na wewnętrzny podział obowiązków w zarządzie albo na powierzenie spraw finansowych księgowej, dyrektorowi finansowemu czy prokurentowi co do zasady nie wystarcza do wykazania braku winy. Ocena tej przesłanki wymaga ustalenia, czy konkretny członek zarządu dochował staranności wymaganej przy prowadzeniu spraw spółki, w szczególności czy posiadał dostęp do informacji pozwalających rozpoznać pogarszającą się sytuację finansową i czy odpowiednio na nie reagował.

W wyroku z 30 kwietnia 2025 r., C-278/24, Genzyński, TSUE odniósł się do przesłanki braku winy członka zarządu. Trybunał uznał, że odpowiedzialność przewidziana w art. 116 O.p. może być zgodna z prawem Unii, jeżeli członek albo były członek zarządu ma rzeczywistą możliwość wykazania, że niezłożenie wniosku o ogłoszenie upadłości nie było przez niego zawinione. W tym celu powinien mieć możliwość powołania się na okoliczności wskazujące, że dochował staranności wymaganej przy prowadzeniu spraw spółki.

Wyrok C-278/24 zapadł na tle odpowiedzialności za zaległości z tytułu VAT, a nie za zwrot dofinansowania. Wnioski z tego orzeczenia mogą jednak mieć znaczenie przy wykładni przesłanki braku winy z art. 116 O.p., stosowanego odpowiednio na podstawie art. 67 ust. 1 u.f.p. Ocena ta powinna jednocześnie uwzględniać specyfikę obowiązku zwrotu środków europejskich oraz okoliczności związane z realizacją konkretnego projektu.

Do wniosków wynikających z wyroków C-277/24 oraz C-278/24 odniósł się również Minister Finansów i Gospodarki w interpretacji ogólnej z 29 sierpnia 2025 r., DTS2.8012.5.2025, dotyczącej stosowania art. 116 O.p. Interpretacja ta dotyczy odpowiedzialności podatkowej i nie stanowi podstawy rozstrzygnięcia w sprawach zwrotu dofinansowania. Może natomiast pomocniczo wskazywać sposób rozumienia przesłanki braku winy przy odpowiednim stosowaniu art. 116 O.p. na podstawie art. 67 ust. 1 u.f.p.

Samo twierdzenie członka zarządu, że nie wiedział o pogarszającej się sytuacji finansowej spółki albo o wystąpieniu przesłanek niewypłacalności, nie wystarcza do wykazania braku winy. Znaczenie ma to, w jaki sposób monitorował sytuację finansową spółki, jakie informacje o jej zobowiązaniach i płynności otrzymywał, czy miał podstawy do wcześniejszego rozpoznania problemów z wykonywaniem wymagalnych zobowiązań oraz jakie działania podjął po uzyskaniu informacji o pogarszającej się sytuacji finansowej spółki.

Co oznacza „właściwy czas” na złożenie wniosku o upadłość?

Od ustalenia, kiedy przypadał »właściwy czas« na zgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości, zależy możliwość powołania się na przesłankę egzoneracyjną z art. 116 § 1 pkt 1 lit. a O.p.

Zgodnie z Prawem upadłościowym dłużnik jest niewypłacalny, jeżeli utracił zdolność do wykonywania swoich wymagalnych zobowiązań pieniężnych. Ustawa wprowadza domniemanie utraty tej zdolności, jeżeli opóźnienie w wykonywaniu zobowiązań pieniężnych przekracza trzy miesiące. Jeżeli wystąpi podstawa do ogłoszenia upadłości, wniosek powinien zostać złożony co do zasady w terminie 30 dni od dnia jej wystąpienia.

Okres trzech miesięcy wskazany w art. 11 ust. 1a Prawa upadłościowego służy wyłącznie ustanowieniu domniemania utraty zdolności płatniczej i nie wyznacza momentu powstania niewypłacalności. Niewypłacalność może powstać wcześniej, jeżeli z rzeczywistej sytuacji finansowej spółki wynika, że utraciła ona zdolność do wykonywania swoich wymagalnych zobowiązań pieniężnych.

W przypadku beneficjentów będących osobami prawnymi Prawo upadłościowe przewiduje ponadto odrębną przesłankę niewypłacalności z art. 11 ust. 2, związaną z utrzymującą się przez okres przekraczający 24 miesiące przewagą zobowiązań pieniężnych nad wartością majątku. W sprawach związanych z nagłym obowiązkiem zwrotu dofinansowania najczęściej jednak pierwszoplanowe znaczenie ma ocena zdolności do wykonywania wymagalnych zobowiązań pieniężnych.

Do przesłanki »właściwego czasu« NSA odniósł się w wyroku z 27 listopada 2019 r., I GSK 3386/18. Choć sprawa dotyczyła członków organu zarządzającego fundacją, NSA oceniał przesłankę egzoneracyjną opartą na regulacji art. 116 O.p. Wniosek o ogłoszenie upadłości został złożony, ale sąd upadłościowy oddalił go dlatego, że majątek dłużnika nie wystarczał nawet na pokrycie kosztów postępowania. NSA zaakceptował ocenę, że w takich okolicznościach wniosek został złożony zbyt późno.

Ocenie podlega więc nie tylko sam fakt złożenia wniosku, lecz również to, czy nastąpiło to na etapie, na którym postępowanie upadłościowe mogło jeszcze realizować swój cel, w szczególności umożliwiać choćby częściowe i równomierne zaspokojenie wierzycieli.

Czy ocenę niewypłacalności można odłożyć do czasu wydania decyzji o zwrocie dofinansowania?

Moment, w którym zarząd powinien ocenić, czy zachodzą podstawy do ogłoszenia upadłości, nie musi pokrywać się z datą wydania ani z datą, w której decyzja o zwrocie dofinansowania stała się ostateczna. O powstaniu niewypłacalności decyduje rzeczywista zdolność spółki do wykonywania jej wymagalnych zobowiązań pieniężnych, oceniana z uwzględnieniem całokształtu sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.

Do tego zagadnienia odniósł się NSA w wyroku z 28 października 2025 r., I GSK 1472/22. Sąd wskazał, że przepisy nie wyznaczają jednego, z góry określonego momentu powstania niewypłacalności, ponieważ zależy on od okoliczności konkretnej sprawy. NSA przyjął jednocześnie, że utrata zdolności do wykonywania wymagalnych zobowiązań pieniężnych może ujawnić się już wtedy, gdy spółka nie jest w stanie wykonać skierowanego do niej, na podstawie umowy o dofinansowanie, wezwania do zwrotu środków.

Stanowisko to należy odnosić do oceny sytuacji finansowej spółki i momentu powstania niewypłacalności, a nie do momentu powstania publicznoprawnej zaległości z tytułu zwrotu dofinansowania.

W tym samym wyroku NSA rozgraniczył skutki wezwania do zwrotu kierowanego na podstawie umowy o dofinansowanie od skutków decyzji wydawanej na podstawie art. 207 ust. 9 u.f.p. Wezwanie pozostaje czynnością podejmowaną w ramach stosunku umownego i samo nie wyznacza publicznoprawnego terminu wykonania obowiązku zwrotu. Termin ten wynika z decyzji zwrotowej, która w tym zakresie ma charakter konstytutywny. Zaległość publicznoprawna powstaje po bezskutecznym upływie terminu wskazanego w decyzji.

W konsekwencji oceny przesłanek niewypłacalności i obowiązków wynikających z Prawa upadłościowego nie należy odkładać wyłącznie do chwili wydania decyzji zwrotowej ani do dnia, w którym decyzja ta stanie się ostateczna. Ustalenie momentu powstania niewypłacalności spółki oraz ustalenie terminu wymagalności należności publicznoprawnej wymagają odrębnej oceny.

Jeżeli wysokość żądanego zwrotu, przy uwzględnieniu bieżących przepływów pieniężnych, poziomu wymagalnych zobowiązań oraz dostępnych źródeł finansowania, może prowadzić do utraty przez spółkę zdolności do wykonywania jej wymagalnych zobowiązań pieniężnych, zarząd powinien niezależnie od prowadzonego sporu ocenić sytuację spółki z punktu widzenia przesłanek niewypłacalności oraz zagrożenia niewypłacalnością.

NSA w wyroku z 28 października 2025 r., I GSK 1472/22, wskazał, że członkowie zarządu, działając z należytą starannością, powinni po skierowaniu do spółki żądania zwrotu uwzględniać możliwość wszczęcia postępowania administracyjnego i wydania decyzji na podstawie art. 207 ust. 9 u.f.p. Oznacza to, że żądanie zwrotu może mieć znaczenie dla oceny obowiązków zarządu związanych z sytuacją finansową spółki jeszcze przed zakończeniem postępowania dotyczącego samego zwrotu.

Kwestionowanie zasadności żądania zwrotu nie wyłącza obowiązku bieżącej oceny zdolności spółki do wykonywania wymagalnych zobowiązań. Jeżeli spółka nie jest jeszcze niewypłacalna, ale jej sytuacja ekonomiczna wskazuje, że w niedługim czasie może utracić zdolność do regulowania zobowiązań, należy również ocenić, czy zachodzą przesłanki zagrożenia niewypłacalnością uzasadniające rozważenie działań restrukturyzacyjnych.

Czy członek zarządu może kwestionować ustalenia dokonane wcześniej wobec spółki?

Problem prawa do obrony powstaje przede wszystkim wtedy, gdy wobec byłego członka zarządu prowadzone jest postępowanie o odpowiedzialności oparte na ustaleniach dokonanych wcześniej wobec spółki.

W wyroku z 27 lutego 2025 r., C-277/24, Adjak, Trybunał Sprawiedliwości UE rozpatrywał ten problem na gruncie odpowiedzialności byłego członka zarządu za zobowiązanie spółki z tytułu VAT. TSUE uznał, że prawo Unii nie wymaga dopuszczenia osoby, wobec której może zostać później orzeczona odpowiedzialność do udziału jako strony w postępowaniu wymiarowym prowadzonym wobec spółki. Warunkiem poszanowania prawa do obrony jest jednak zapewnienie tej osobie w późniejszym postępowaniu dotyczącym jej odpowiedzialności możliwości skutecznego podważenia ustaleń faktycznych i kwalifikacji prawnych dokonanych wcześniej przez organ oraz dostępu do akt postępowania prowadzonego wobec spółki, z poszanowaniem praw innych podmiotów.

Do wniosków wynikających z wyroku TSUE C-277/24 odwołał się również WSA w Warszawie w wyroku z 22 maja 2025 r., III SA/Wa 473/25. Sąd uznał, że w postępowaniu dotyczącym odpowiedzialności osoby trzeciej organ powinien zapewnić stronie rzeczywistą możliwość zakwestionowania ustaleń faktycznych i kwalifikacji prawnych przyjętych wcześniej wobec spółki. W rozpoznawanej sprawie brak dostępu do akt postępowań wymiarowych oraz brak możliwości skutecznego odniesienia się do tych ustaleń stanowiły jedną z przyczyn uchylenia decyzji o odpowiedzialności podatkowej.

Czy wyrok w sprawie C-277/24 można wprost zastosować do zwrotu dofinansowania?

Wyrok TSUE w sprawie C-277/24 zapadł na gruncie odpowiedzialności za zobowiązania z tytułu VAT. Nie można więc bezpośrednio przenosić wynikających z niego wniosków na postępowania dotyczące odpowiedzialności za zwrot środków europejskich.

Do tej kwestii odniósł się NSA w wyroku z 28 października 2025 r., I GSK 1472/22. Sąd uznał, że w rozpoznawanej sprawie nie było podstaw do zastosowania wprost wniosków wynikających z C-277/24. Zwrócił przy tym uwagę na specyfikę obowiązku zwrotu dofinansowania, który pozostaje związany z umową o dofinansowanie i sposobem realizacji projektu, a także na możliwość oddziaływania członków zarządu na wykonywanie tej umowy, przebieg kontroli oraz stanowisko przedstawiane przez spółkę w postępowaniu dotyczącym zwrotu środków.

Ocena NSA pozostawała ściśle związana z okolicznościami tej sprawy. Skarżąca pełniła funkcję członka zarządu w latach 2010 – 2018, a przez część tego okresu była jedynym członkiem zarządu. NSA przyjął, że miała rzeczywistą możliwość wpływania zarówno na wykonywanie umowy o dofinansowanie, jak i na stanowisko spółki wobec zarzucanych nieprawidłowości. W tych okolicznościach Sąd nie stwierdził naruszenia jej prawa do obrony.

Wyrok I GSK 1472/22 nie daje natomiast podstaw do przyjęcia, że taka sama ocena będzie właściwa w każdym postępowaniu dotyczącym odpowiedzialności osoby trzeciej. Inaczej może przedstawiać się sytuacja byłego członka zarządu, który pełnił funkcję w okresie, w którym doszło do działań lub zaniechań uznanych następnie za naruszenia z art. 207 ust. 1 u.f.p., lecz zakończył pełnienie funkcji przed wszczęciem kontroli albo postępowania w sprawie zwrotu. W takim przypadku osoba ta mogła nie mieć wpływu na dobór argumentacji, przedstawienie dowodów ani sposób kwestionowania ustaleń organu w postępowaniu prowadzonym wobec beneficjenta.

Zakres prawa do obrony takiej osoby wymaga więc oceny z uwzględnieniem jej rzeczywistego udziału w zdarzeniach będących podstawą zwrotu oraz możliwości wpływania na stanowisko spółki w postępowaniu prowadzonym wobec beneficjenta. Na podstawie dostępnego orzecznictwa nie można przyjąć ani że członek zarządu może w każdym przypadku ponownie kwestionować wszystkie ustalenia dotyczące obowiązku zwrotu, ani że ustalenia dokonane wobec spółki zawsze wiążą go w postępowaniu dotyczącym jego odpowiedzialności.

Jakie dokumenty powinien zebrać członek zarządu?

Przygotowanie stanowiska należy rozpocząć od odtworzenia chronologii projektu, sytuacji finansowej spółki oraz okresu pełnienia funkcji przez członka zarządu.

W zależności od sprawy warto zgromadzić przede wszystkim:

decyzję o zwrocie oraz wcześniejsze decyzje i wezwania dotyczące spółki, akta kontroli, korespondencję dotyczącą stwierdzonych nieprawidłowości i dokumentację projektu;
dokumenty potwierdzające moment powołania, odwołania albo rezygnacji z funkcji oraz rzeczywisty zakres wykonywania obowiązków w zarządzie;
dokumentację postępowania egzekucyjnego prowadzonego wobec spółki, w tym informacje o majątku, zastosowanych środkach egzekucyjnych i podstawie ewentualnego umorzenia egzekucji;
sprawozdania finansowe, salda rachunków, zestawienia zobowiązań, prognozy przepływów pieniężnych i inne dokumenty pozwalające odtworzyć zdolność płatniczą spółki w okresie istotnym dla odpowiedzialności;
dokumentację dotyczącą rozważanych albo podjętych działań restrukturyzacyjnych i upadłościowych, w tym analizy przygotowane dla zarządu, uchwały i wnioski;
dowody pozwalające wykazać brak winy konkretnego członka zarządu albo zachowanie przez niego należytej staranności, a także informacje o majątku spółki, z którego możliwe byłoby zaspokojenie należności w znacznej części;
materiały z postępowania prowadzonego wcześniej wobec spółki, jeżeli ich treść może mieć znaczenie dla oceny prawa członka zarządu do podważania wcześniejszych ustaleń.

Przy doborze dowodów należy odróżnić okoliczności, których wykazanie obciąża organ, od przesłanek egzoneracyjnych, które powinien wykazać członek zarządu. Organ jest obowiązany ustalić i wykazać przesłanki uzasadniające odpowiedzialność członka zarządu, natomiast członek zarządu powinien przedstawić dowody potwierdzające wystąpienie przesłanek wyłączających jego odpowiedzialność, na które się powołuje.

Co zrobić po otrzymaniu zawiadomienia o wszczęciu postępowania wobec członka zarządu?

Postępowanie dotyczące odpowiedzialności członka zarządu jako osoby trzeciej jest odrębne od egzekucji prowadzonej wobec spółki. Organ nie może zatem poprzestać na ustaleniu, że spółka nie wykonała obowiązku zwrotu dofinansowania. Powinien wykazać przesłanki pozwalające przypisać odpowiedzialność konkretnej osobie.

W pierwszej kolejności należy zweryfikować podstawę prawną odpowiedzialności, bezskuteczność egzekucji prowadzonej wobec spółki, moment powstania naruszeń określonych w art. 207 ust. 1 u.f.p., okres pełnienia funkcji przez członka zarządu oraz wysokość należności, którą organ zamierza objąć jego odpowiedzialnością.

Odrębnej oceny wymagają przesłanki pozwalające członkowi zarządu uwolnić się od odpowiedzialności. W zależności od okoliczności sprawy konieczne może być ustalenie, czy i kiedy powstała niewypłacalność spółki, czy we właściwym czasie podjęto działania upadłościowe lub restrukturyzacyjne, czy niezłożenie wniosku o ogłoszenie upadłości nastąpiło bez winy członka zarządu albo czy istnieje majątek spółki pozwalający na zaspokojenie należności w znacznej części.

Osobno należy zbadać, czy organ zachował termin do wydania decyzji wobec osoby trzeciej oraz czy zobowiązanie wynikające z takiej decyzji nie uległo przedawnieniu. Zgodnie z obecnym brzmieniem art. 66b ust. 1 u.f.p. decyzję o odpowiedzialności osoby trzeciej wydaje się przed upływem pięciu lat od końca roku kalendarzowego, w którym decyzja wskazana w tym przepisie stała się ostateczna. Art. 66b ust. 3 u.f.p. odrębnie określa termin przedawnienia zobowiązania wynikającego z decyzji o odpowiedzialności osoby trzeciej.

W sprawach obejmujących okres sprzed wejścia w życie art. 66b u.f.p. należy uwzględnić przepisy przejściowe ustawy z 28 kwietnia 2022 r. Art. 140 tej ustawy nakazuje stosować nowe regulacje również do postępowań o odpowiedzialności osób trzecich wszczętych i niezakończonych przed wejściem w życie art. 66b u.f.p., a także do rozpoczętych i niezakończonych terminów przedawnienia zobowiązań wynikających z decyzji o odpowiedzialności osób trzecich. Sama okoliczność, że nieprawidłowość będące podstawą zwrotu powstało przed 21 sierpnia 2022 r., nie przesądza zatem o stosowaniu wcześniejszych zasad. W każdej sprawie trzeba ustalić właściwe przepisy z uwzględnieniem art. 140 ustawy nowelizującej.

Otrzymali Państwo zawiadomienie o wszczęciu postępowania wobec członka zarządu?

DD LEGAL prowadzi sprawy dotyczące zwrotu dofinansowania oraz odpowiedzialności członków zarządu i innych osób trzecich za należności związane z realizacją projektów finansowanych ze środków europejskich.

Po wszczęciu postępowania wobec członka zarządu analizujemy zarówno przesłanki, na których organ opiera odpowiedzialność, jak i okoliczności pozwalające ją zakwestionować. Weryfikacja obejmuje w szczególności okres pełnienia funkcji, moment powstania nieprawidłowości będących podstawą zwrotu, przebieg i wynik egzekucji wobec spółki oraz zakres należności, za które organ zamierza przypisać odpowiedzialność.

W zależności od okoliczności sprawy badamy również, kiedy wystąpiły przesłanki niewypłacalności, czy działania upadłościowe lub restrukturyzacyjne zostały podjęte we właściwym czasie, czy istnieją podstawy do wykazania braku winy członka zarządu oraz czy spółka posiada majątek pozwalający na zaspokojenie należności w znacznej części. Analiza może obejmować także zachowanie terminów do wydania decyzji oraz zakres prawa członka zarządu do kwestionowania ustaleń dokonanych wcześniej w postępowaniu prowadzonym wobec beneficjenta.

Do wstępnej analizy sprawy potrzebne są przede wszystkim zawiadomienie o wszczęciu postępowania wobec członka zarządu, decyzja dotycząca zwrotu dofinansowania oraz dokumentacja egzekucji prowadzonej wobec spółki. Istotne są również dokumenty potwierdzające okres pełnienia funkcji oraz materiały pozwalające odtworzyć sytuację finansową spółki w okresie, który może mieć znaczenie dla odpowiedzialności członka zarządu.

Stan prawny: 10 września 2026 r.

Artykuł ma charakter informacyjny. Ocena odpowiedzialności członka zarządu wymaga analizy podstawy zobowiązania, przebiegu postępowania wobec spółki oraz indywidualnych okoliczności dotyczących osoby, wobec której prowadzone jest postępowanie.

Autor:

Michał Dróżdż
radca prawny

założyciel DD LEGAL Kancelarii Radcy Prawnego Michał Dróżdż