Rozprawa zdalna przed KIO od 13 marca 2026 r. wymaga nie tylko znajomości przepisów, ale także właściwego przygotowania dowodów i zaplecza technicznego.
Rozprawa zdalna przed KIO to jedna z najważniejszych zmian w postępowaniu odwoławczym obowiązujących od 13 marca 2026 r. Nowe przepisy pozwalają prowadzić rozprawy i posiedzenia jawne online, ale jednocześnie wymagają wcześniejszego przygotowania dowodów, dokumentów i stanowiska procesowego. Dla wykonawców i zamawiających jest to zmiana istotna organizacyjnie, ponieważ udział w sprawie nie musi już oznaczać przyjazdu do Warszawy. Jednocześnie nowe przepisy wyraźnie wzmacniają obowiązek wcześniejszego przygotowania twierdzeń, dowodów i dokumentów procesowych.
W praktyce oznacza to, że udział w rozprawie zdalnej może być wygodniejszy, ale samo postępowanie nie stało się przez to prostsze. Przeciwnie, większego znaczenia nabiera to, co zostanie przygotowane i złożone jeszcze przed terminem rozprawy.
Szerzej o zmianach w systemie zamówień publicznych w 2026 r. pisaliśmy w odrębnym artykule.
Spis treści
Co dokładnie zmieniło się od 13 marca 2026 r.?
Nowe przepisy mają zastosowanie do postępowań odwoławczych wszczętych od 13 marca 2026 r. Nie obejmują natomiast spraw wszczętych wcześniej ani tych postępowań odwoławczych, które wprawdzie zostały zainicjowane po tej dacie, ale dotyczą zamówień lub konkursów wszczętych przed 13 marca 2026 r.
Do ustawy Prawo zamówień publicznych dodano art. 508a, który pozwala na przeprowadzenie jawnej rozprawy lub posiedzenia jawnego przy użyciu środków porozumiewania się na odległość. Nie oznacza to jednak, że każda sprawa będzie rozpoznawana online. O zastosowaniu tego trybu decyduje Prezes Izby, biorąc pod uwagę charakter czynności oraz warunki umożliwiające prawidłowy przebieg postępowania.
Dla uczestników postępowania najważniejsze jest to, że tryb zdalny stał się realnym narzędziem prowadzenia sporu, a nie rozwiązaniem wyjątkowym. Z punktu widzenia przedsiębiorcy jest to korzystne, ale wymaga wcześniejszego przygotowania całej sprawy również od strony organizacyjnej.
Zdalna rozprawa KIO nie zmniejsza rygorów postępowania
Możliwość udziału w rozprawie na odległość nie zmienia charakteru samego postępowania. Nadal jest to formalna czynność procesowa, w której znaczenie mają terminy, właściwe umocowanie, prawidłowo złożone pisma i kompletność materiału dowodowego. Zmienił się sposób uczestnictwa, ale nie ciężar odpowiedzialności po stronie wykonawcy, zamawiającego czy pełnomocnika.
W praktyce oznacza to, że strona nie może liczyć na to, że braki w argumentacji albo dokumentach zostaną uzupełnione dopiero podczas rozprawy. Po nowelizacji takie założenie jest po prostu ryzykowne.
Najważniejsza zmiana praktyczna: wcześniejsze przedstawienie dowodów
Największe znaczenie dla stron postępowania ma obecnie art. 535 Pzp. Zgodnie z nowym brzmieniem tego przepisu dowody na poparcie własnych twierdzeń albo dla odparcia twierdzeń strony przeciwnej powinny zostać przedstawione wraz z odwołaniem, odpowiedzią na odwołanie, przystąpieniem do postępowania odwoławczego albo w piśmie wniesionym najpóźniej w dniu poprzedzającym rozprawę lub posiedzenie.
To rozwiązanie istotnie zmienia praktykę prowadzenia spraw przed KIO. Strona, która nie przygotuje materiału dowodowego odpowiednio wcześnie, może utracić możliwość skutecznego powołania się na niego na dalszym etapie postępowania. Oczywiście ustawa przewiduje wyjątek dla sytuacji, w których wcześniejsze pozyskanie dowodu nie było możliwe albo potrzeba jego powołania powstała później, ale nie powinno się budować strategii procesowej w oparciu o ten wyjątek.
W sprawach o większej wartości lub w postępowaniach mających znaczenie dla dalszej realizacji kontraktu ten element wymaga dziś szczególnej dyscypliny.
Odpowiedź na odwołanie i przystąpienie wymagają pełnego przygotowania
Po zmianie przepisów odpowiedź na odwołanie nabrała większego znaczenia procesowego. Zamawiający powinien w wyznaczonym terminie odnieść się do zarzutów, przedstawić własne twierdzenia i dołączyć dowody. Odkładanie zasadniczej argumentacji na późniejszy etap może okazać się niekorzystne.
Podobnie należy oceniać przystąpienie do postępowania odwoławczego. Wykonawca, który decyduje się na udział w sprawie po jednej ze stron, powinien już w zgłoszeniu jasno wskazać swój interes, przedstawić stanowisko oraz dołączyć dokumenty i dowody, na które chce się powoływać. Samo formalne zgłoszenie udziału w sprawie, bez rzeczywistego rozwinięcia argumentacji, może być niewystarczające.
To właśnie ten element w praktyce będzie wymagał od wykonawców szybkiej analizy odwołania i sprawnego podjęcia decyzji, czy oraz w jaki sposób włączyć się do postępowania.
Przygotowanie techniczne ma znaczenie procesowe
W zdalnej rozprawie znaczenie ma nie tylko treść stanowiska strony, lecz także jakość połączenia i warunki udziału w posiedzeniu. Obwieszczenie Prezesa UZP z 13 marca 2026 r. określa minimalne wymagania sprzętowe i programowe dla uczestników. Chodzi między innymi o odpowiedni komputer lub urządzenie mobilne, aktualną przeglądarkę, kamerę, mikrofon oraz stabilne łącze internetowe.
Z punktu widzenia firmy nie jest to wyłącznie kwestia techniczna. Problemy ze sprzętem, połączeniem albo konfiguracją systemu mogą utrudnić udział w rozprawie, a w skrajnych sytuacjach doprowadzić do tego, że uczestnik nie będzie mógł skutecznie zabrać głosu lub przedstawić stanowiska. Dlatego przygotowanie techniczne powinno być traktowane tak samo poważnie jak przygotowanie argumentacji prawnej.
W praktyce warto wcześniej sprawdzić nie tylko sprzęt i przeglądarkę, ale również zapasowe łącze internetowe, ustawienia sieciowe oraz ewentualne ograniczenia wynikające z firmowego VPN.
Dokumenty elektroniczne i porządek w aktach sprawy
W modelu zdalnym większego znaczenia nabiera sposób przygotowania dokumentów elektronicznych. Dotyczy to zarówno samych pism procesowych, jak i załączników, pełnomocnictw oraz materiału dowodowego. Dokumenty muszą być przygotowane w sposób umożliwiający ich sprawne złożenie, identyfikację i odczytanie przez Izbę.
Szczególną uwagę trzeba zwrócić na dokumenty zawierające tajemnicę przedsiębiorstwa albo inne informacje wymagające ochrony. W takich przypadkach konieczne jest odpowiednie oznaczenie plików oraz zachowanie właściwego trybu przekazywania dokumentów. Błędy na tym etapie mogą mieć poważne skutki zarówno procesowe, jak i organizacyjne.
Z doświadczenia wynika, że w sprawach prowadzonych elektronicznie porządek w dokumentach ma większe znaczenie niż w modelu tradycyjnym. Dobrze opisane pliki, spójne nazewnictwo i jasny podział materiałów ułatwiają pracę nie tylko pełnomocnikowi, ale również samej stronie.
Co nowe przepisy oznaczają dla przedsiębiorców?
Dla wykonawców udział w rozprawie zdalnej oznacza mniejsze koszty organizacyjne i łatwiejszy dostęp do środka ochrony prawnej. Dla zamawiających nowe przepisy oznaczają z kolei potrzebę szybszego i bardziej uporządkowanego reagowania na odwołanie. Po obu stronach wzrasta znaczenie przygotowania sprawy jeszcze przed terminem rozprawy.
W praktyce przedsiębiorcy powinni dziś wcześniej ustalić, kto odpowiada za przygotowanie dokumentów, kto kontaktuje się z pełnomocnikiem, kto nadzoruje terminy oraz kto odpowiada za kwestie techniczne po stronie firmy. W sprawach przetargowych takie uporządkowanie ma obecnie większe znaczenie niż wcześniej.
Rozprawa zdalna przed KIO – jak przygotować się do rozprawy zdalnej?
Przygotowanie do rozprawy zdalnej warto rozpocząć od weryfikacji materiału procesowego. Należy sprawdzić, czy wszystkie twierdzenia i dowody, na które firma chce się powołać, zostały już ujęte w odwołaniu, odpowiedzi na odwołanie albo przystąpieniu. Jeżeli potrzebne jest dodatkowe pismo, trzeba uwzględnić termin ustawowy i złożyć je odpowiednio wcześnie.
Następnie należy sprawdzić umocowanie, poprawność podpisów elektronicznych, kompletność załączników oraz sposób oznaczenia dokumentów. W sprawach obejmujących informacje poufne lub stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa ten etap wymaga szczególnej staranności.
Dopiero kolejnym krokiem powinno być przygotowanie techniczne: test sprzętu, połączenia, kamery, mikrofonu i środowiska sieciowego. Najbezpieczniej jest przeprowadzić taki test z wyprzedzeniem, a nie w dniu rozprawy.
Podsumowanie
Możliwość prowadzenia rozpraw zdalnych przed KIO upraszcza udział w postępowaniu odwoławczym od strony organizacyjnej. Nie zmienia jednak tego, że wynik sprawy nadal zależy przede wszystkim od jakości przygotowania materiału procesowego, terminowego zgłoszenia dowodów i sprawnego działania po stronie uczestnika postępowania.
Po zmianach obowiązujących od 13 marca 2026 r. nie wystarczy już przygotować się „na rozprawę”. Trzeba odpowiednio wcześnie przygotować całą sprawę.
Jeżeli Państwa firma przygotowuje odwołanie, odpowiedź na odwołanie albo przystąpienie do postępowania przed KIO, warto wcześniej ocenić nie tylko same zarzuty i argumenty prawne, ale również kompletność materiału dowodowego oraz sposób organizacji udziału w rozprawie zdalnej.
DD LEGAL Kancelaria Prawna wspiera wykonawców i zamawiających w sprawach z zakresu zamówień publicznych, w tym w postępowaniach odwoławczych przed KIO. Pomagamy w przygotowaniu stanowiska procesowego, ocenie ryzyk oraz uporządkowaniu materiału dowodowego jeszcze przed terminem rozprawy.
FAQ
Czy od 13 marca 2026 r. każda rozprawa przed KIO jest zdalna?
Nie. Ustawa dopuszcza prowadzenie rozpraw i posiedzeń jawnych w formule zdalnej, ale decyzję o zastosowaniu tego trybu podejmuje Prezes Izby, a możliwość jego użycia zależy od charakteru czynności i warunków zapewniających prawidłowy tok postępowania.
Kiedy najpóźniej można złożyć dowody w postępowaniu przed KIO?
Co do zasady wraz z odwołaniem, odpowiedzią na odwołanie, przystąpieniem albo najpóźniej w piśmie wniesionym w dniu poprzedzającym termin rozprawy lub posiedzenia. Późniejsze powołanie dowodu jest wyjątkiem.
Jakie są podstawowe wymagania techniczne do udziału w zdalnej rozprawie KIO?
Potrzebne są m.in. odpowiedni sprzęt, kamera, mikrofon, aktualna przeglądarka albo aplikacja Jitsi Meet, stabilny internet zapewniający minimalny transfer 2 Mb/s oraz połączenie z adresu IP znajdującego się na terytorium państw EOG.
Czy podczas zdalnej rozprawy można przesyłać dokumenty do KIO?
Tak. Wytyczne Prezesa KIO przewidują taką możliwość, a przewodniczący wskazuje adres poczty elektronicznej przeznaczony do przekazywania pism i dokumentów w toku rozprawy lub posiedzenia oraz sposób potwierdzania ich odbioru.
Autor:
Michał Dróżdż
radca prawny
założyciel DD LEGAL Kancelarii Radcy Prawnego Michał Dróżdż