Zmiany zamówieniach publicznych w roku 2026

To pierwszy artykuł z cyklu „Cyfrowa rewolucja w przetargach. Co zmienia rok 2026?”, w którym krok po kroku pokażemy, jak nowe przepisy wpływają na praktykę ofertowania i bezpieczeństwo kontraktowe przedsiębiorców. W kolejnych publikacjach rozwiniemy osobno najważniejsze obszary zmian – od progu 170 tys. zł, przez zdalne rozprawy i prekluzję dowodową w KIO, po e-Doręczenia i certyfikację wykonawców.

Wstęp i kontekst reformy prawa zamówień publicznych

System zamówień publicznych w Polsce u progu 2026 roku staje się areną najbardziej fundamentalnych przemian od czasu implementacji dyrektyw unijnych z 2014 roku. Ewolucja ta nie jest jedynie kosmetyczną korektą przepisów, lecz stanowi strukturalną odpowiedź na dynamiczne zmiany w otoczeniu gospodarczym, gwałtowny wzrost kosztów towarów i usług w latach 2021–2025 oraz postępującą cyfryzację administracji. Z punktu widzenia radcy prawnego obsługującego przedsiębiorców, rok 2026 wyznacza nową cezurę w zakresie bezpieczeństwa kontraktowego i procesowego.

Niniejszy artykuł ma na celu zidentyfikowanie kluczowych ryzyk i szans wynikających z nowelizacji ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej: Pzp) oraz przepisów komplementarnych, takich jak ustawa o finansach publicznych (dalej: ufp).

Reforma opiera się na trzech głównych aktach prawnych: ustawie z dnia 25 lipca 2025 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1173), ustawie deregulacyjnej z maja 2025 r. (Dz. U. poz. 769) oraz nowej ustawie o certyfikacji wykonawców. Każdy z tych aktów wprowadza mechanizmy, które w 2026 roku wymuszą na zamawiających i wykonawcach rewizję dotychczasowych strategii. Szczególne znaczenie ma korelacja tych zmian z nową perspektywą finansową funduszy EFS+ i FENG, gdzie rygoryzm art. 207 ufp pozostaje niezmienny, mimo poluzowania niektórych wymogów krajowej procedury przetargowej.

Podniesienie progu ustawowego do 170 000 zł: Skutki prawne i operacyjne

Najbardziej widoczną zmianą, wchodzącą w życie 1 stycznia 2026 roku, jest podwyższenie progu stosowania ustawy Pzp z poziomu 130 000 zł do 170 000 zł netto.

Decyzja ta, oparta na analizach rynkowych Urzędu Zamówień Publicznych (UZP) oraz Głównego Urzędu Statystycznego (GUS), ma na celu odbiurokratyzowanie mniejszych zakupów, które ze względu na inflację „wpadały” w reżim ustawowy, mimo swojej stosunkowo niskiej wagi strategicznej.

Mechanizm intertemporalny i zasada wszczęcia postępowania

Dla wykonawców i zamawiających krytyczne znaczenie ma precyzyjne określenie, który reżim prawny znajduje zastosowanie do danego zamówienia. Decydująca jest data wszczęcia postępowania, a nie data zawarcia umowy czy realizacji dostaw.

Postępowania wszczęte do 31 grudnia 2025 r. muszą być prowadzone zgodnie z progiem 130 000 zł, nawet jeśli ich rozstrzygnięcie nastąpi w połowie 2026 roku. Próba „wyprzedzającego” stosowania nowego progu w grudniu 2025 r. stanowi rażące naruszenie dyscypliny finansów publicznych i jest obarczona ryzykiem nieważności umowy.

Źródło: Opracowanie własne

Średni kurs euro 4,31 zł i nowe progi unijne na lata 2026–2027

Z dniem 1 stycznia 2026 roku weszło w życie obwieszczenie Prezesa UZP z dnia 8 grudnia 2025 r. w sprawie aktualnych progów unijnych oraz średniego kursu złotego w stosunku do euro. Średni kurs euro został ustalony na poziomie 4,31 zł, co stanowi istotny spadek względem poprzedniego wskaźnika (4,6371 zł).

Implikacje spadku kursu euro dla beneficjentów

Obniżenie kursu euro przy jednoczesnym symbolicznym obniżeniu progów wyrażonych w walucie UE (wynikającym z decyzji Komisji Europejskiej) powoduje, że „unijny” reżim zamówień publicznych zaczyna się przy niższych kwotach wyrażonych w złotych. Dla przedsiębiorców i samorządów oznacza to, że więcej zamówień będzie musiało zostać opublikowanych w Dzienniku Urzędowym UE (TED), co drastycznie wydłuża terminy składania ofert i zwiększa ryzyko odwołań do KIO.

Źródło: Opracowanie własne

Spadek wartości progu unijnego w złotych jest szczególnie odczuwalny w sektorze IT oraz usługach eksperckich. Zamówienie o wartości 950 000 zł netto, które w 2025 roku było zamówieniem „krajowym”, w 2026 roku staje się zamówieniem „unijnym” dla jednostek samorządowych, co narzuca konieczność stosowania m.in. procedury JEDZ w pełnym zakresie elektronicznym.

Reforma postępowania przed KIO: Zdalne rozprawy od 13 marca 2026 r.

Ustawa deregulacyjna z dnia 21 maja 2025 r. wprowadza przełomowy art. 508a Pzp, który po raz pierwszy w historii polskiego prawa zamówień publicznych ustanawia możliwość prowadzenia rozpraw i posiedzeń w trybie zdalnym. Zmiana ta, wchodząca w życie 13 marca 2026 r., ma na celu zwiększenie dostępności środków ochrony prawnej dla wykonawców spoza Warszawy oraz obniżenie kosztów postępowań odwoławczych.

Przepisy przejściowe (art. 44 ustawy deregulacyjnej)

Ustawodawca wprowadził istotne regulacje intertemporalne, które ograniczają automatyczne stosowanie nowych rozwiązań do wszystkich spraw toczących się w KIO.

Po pierwsze, do postępowań odwoławczych wszczętych i niezakończonych przed 13 marca 2026 r. zastosowanie znajdą przepisy Pzp w brzmieniu dotychczasowym.

Po drugie, również do postępowań odwoławczych wszczętych od 13 marca 2026 r., jeżeli dotyczą one postępowań o udzielenie zamówienia publicznego wszczętych przed 13 marca 2026 r. (albo konkursów rozpoczętych przed tą datą), będą stosowane przepisy Pzp w brzmieniu dotychczasowym.

Z kolei znowelizowane przepisy Pzp znajdą zastosowanie do postępowań odwoławczych wszczętych od 13 marca 2026 r. w następstwie wniesienia odwołania na zaniechanie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub zorganizowania konkursu.

Mechanizm zdalnej rozprawy i uprawnienia Prezesa KIO

Zgodnie z nowymi przepisami, to Prezes Krajowej Izby Odwoławczej, wyznaczając termin rozpoznania odwołania, podejmuje decyzję o trybie rozprawy (stacjonarnym lub zdalnym). Strony nie muszą składać wniosku o tryb zdalny, jednak mają prawo wyboru – nawet jeśli rozprawa jest zdalna, strona może stawić się osobiście w siedzibie KIO, gdzie fizycznie przebywać będzie zawsze skład orzekający i protokolant.

Istnieją jednak surowe przesłanki wyłączające tryb zdalny, których analiza jest niezbędna przy sporządzaniu odwołania:

1. Charakter czynności: Jeżeli sprawa wymaga przeprowadzenia oględzin próbek lub eksperymentu procesowego.
2. Ochrona informacji: Gdy materiał dowodowy zawiera informacje niejawne.
3. Efektywność: W przypadku bardzo dużej liczby uczestników lub wyjątkowo obszernego materiału dowodowego.

Ryzyko procesowe: klauzula powagi Izby i sankcja nieobecności

Największym zagrożeniem dla pełnomocników w nowym trybie jest brzmienie art. 549 ust. 5 i 6 Pzp. Zgodnie w tymi przepisami, jeżeli warunki w miejscu przebywania osoby uczestniczącej (np. biuro wykonawcy) „nie licują z powagą Izby” lub zachowanie osoby budzi wątpliwości co do prawidłowości przebiegu czynności, uznaje się, że osoba ta nie stawiła się na rozprawie. Skutkuje to pominięciem stanowiska strony, a na to postanowienie nie przysługuje skarga do sądu.

Prekluzja dowodowa i elektronizacja pism

Wraz ze zdalnymi rozprawami wchodzi w życie rygorystyczna zasada koncentracji materiału dowodowego. Wszystkie dowody muszą zostać złożone do Izby przed otwarciem rozprawy (najpóźniej dzień wcześniej). W trakcie samej rozprawy zdalnej pisma procesowe mogą być składane wyłącznie w formie elektronicznej. Nowością jest możliwość udzielenia pełnomocnictwa „do protokołu” w formie ustnej podczas rozprawy zdalnej.

Certyfikacja wykonawców (od 12 lipca 2026 r.) jako zmiana systemowa

Wprowadzenie certyfikacji wykonawców na mocy ustawy z dnia 5 sierpnia 2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych (Dz. U. poz. 1235) jest kluczowym elementem modernizacji rynku w 2026 roku. Mechanizm ten, dostępny od 12 lipca 2026 r., ma zastąpić uciążliwe zbieranie dokumentów podmiotowych w każdym przetargu.

Rodzaje certyfikatów i ich ważność

Wykonawca będzie mógł ubiegać się o dwa typy dokumentów wydawanych przez akredytowane jednostki certyfikujące:

1. Certyfikat braku podstaw do wykluczenia: Potwierdzający m.in. niekaralność oraz brak zaległości w opłacaniu podatków i składek (odpowiednik zaświadczeń z KRK, ZUS, US).
2. Certyfikat zdolności: Potwierdzający spełnianie warunków udziału w zakresie doświadczenia, potencjału technicznego, kadrowego oraz sytuacji finansowej.³¹

Certyfikaty będą wydawane na okres od 1 do 3 lat. Dla przedsiębiorców oznacza to ogromną oszczędność czasu, a dla zamawiających pewność, że wykonawca został zweryfikowany przez profesjonalną jednostkę. Jednakże certyfikat nie zwalnia z obowiązku informowania o zmianach w trakcie trwania jego ważności (np. skazanie członka zarządu w okresie ważności certyfikatu).

Analiza potrzeb i wymagań (Art. 83 Pzp) – Nowy nacisk na konkurencyjność

Nowelizacja z 25 lipca 2025 r. wprowadza istotne zmiany w zakresie przygotowania postępowania. Zgodnie z nowym brzmieniem art. 83 Pzp, analiza potrzeb i wymagań (APiW) musi od 1 stycznia 2026 r. zawierać badanie wpływu planowanego zamówienia na konkurencyjność postępowania.

Mechanizm „Wzmocnionej Analizy”

Zamawiający, przygotowując przetargi powyżej progów unijnych, będzie musiał w APiW wskazać konkretne mechanizmy, które mają zwiększyć liczbę ofert. Dotyczy to w szczególności:

• Uzasadnienia braku podziału na części (z perspektywy stymulowania MŚP).
• Opisu warunków udziału w sposób, który nie zamyka rynku dla nowych podmiotów.
• Analizy, czy kryteria oceny ofert nie premiują nadmiernie jednego wykonawcy.

Z punktu widzenia wykonawcy, APiW staje się „mapą drogową” do ewentualnego zaskarżenia treści SWZ. Jeśli zamawiający w analizie deklaruje chęć podniesienia konkurencyjności, a w SWZ stawia warunek niemożliwy do spełnienia przez 90% rynku, powstaje silna podstawa do odwołania z tytułu sprzeczności działań zamawiającego z jego własnymi ustaleniami przygotowawczymi.

Repolonizacja rynku i wykonawcy z państw trzecich

Nowelizacja z 9 lipca 2025 r. wprowadziła systemowe ograniczenia dla wykonawców z państw trzecich (spoza UE oraz państw, z którymi UE zawarła porozumienie GPA).

Od września 2025 r. (z pełnym skutkiem w 2026 r.) zamawiający:

• Nie mają obowiązku równego traktowania takich podmiotów.
• Mogą z góry odrzucić ich oferty, jeśli wprost zaznaczyli to w SWZ.
• Wzmacniają bezpieczeństwo łańcuchów dostaw w projektach strategicznych (repolonizacja).

Dla wykonawców krajowych jest to istotna szansa na zmniejszenie konkurencji ze strony tanich oferentów np. z Azji w obszarach nieobjętych umowami międzynarodowymi. Dla zamawiających to jednak nowy obowiązek weryfikacji struktury własnościowej wykonawcy pod kątem kraju pochodzenia.

Harmonogram e-Doręczeń: Krytyczne terminy w 2026 r.

Cyfryzacja postępowań przetargowych idzie w parze z reformą doręczeń elektronicznych. Rok 2026 jest finalnym etapem wdrożenia systemu dla całego sektora prywatnego.

Źródło: Opracowanie na podstawie.

W przypadku odwołań do KIO brak aktywnego adresu e-Doręczeń nie wstrzymuje biegu terminów. Pismo uznaje się za doręczone po upływie 14 dni od umieszczenia w systemie, nawet jeśli nie zostało odczytane (fikcja doręczenia). Przedsiębiorcy startujący w przetargach w 2026 r. muszą zintegrować swoje systemy EZD z Bazą Adresów Elektronicznych (BAE).

Rekomendacje dla przedsiębiorców i zarządów

Rok 2026 przynosi zmiany w zamówieniach publicznych, które realnie wpływają na to, jak szybko i bezpiecznie przygotujesz ofertę, jak długo będziesz czekać na rozstrzygnięcie oraz jakie ryzyka (zwłaszcza formalne i terminowe) poniesiesz w razie sporu. Poniższe rekomendacje pomogą Ci uporządkować proces ofertowania i zabezpieczyć firmę przed najczęstszymi „pułapkami” nowych przepisów.

1. Zaktualizuj progi i alerty ofertowe

Wprowadź w firmie stałe „triggery” na próg 170 000 zł oraz progi unijne w PLN (po przeliczeniu kursem), bo w 2026 r. więcej postępowań wpadnie w reżim unijny. Przy wartościach granicznych planuj zasoby jak dla trybu bardziej sformalizowanego (czas, dokumenty, ryzyko KIO).

2. Zbuduj „EU-ready pakiet dokumentów”

Ustandaryzuj zestaw dokumentów do postępowań unijnych (JEDZ, wykazy, referencje, CV, oświadczenia, e-podpisy) i trzymaj go w aktualnym repozytorium, aby nie tracić czasu na kompletowanie pod presją terminu. To pozwala startować równolegle w kilku przetargach bez „wąskiego gardła” compliance.

3. Przygotuj się do zdalnych rozpraw w KIO (od 13.03.2026)

Zorganizuj stałe, profesjonalne stanowisko do rozpraw (łącze, sprzęt, tło, warunki pracy) i wyznacz osoby odpowiedzialne za prowadzenie oraz obsługę techniczną. Zminimalizujesz ryzyko uznania, że warunki „nie licują z powagą Izby” oraz utraty możliwości przedstawienia stanowiska.

4. Wprowadź twardy plan dowodowy (prekluzja)

Przyjmij zasadę, że komplet dowodów i kluczowych pism musi być gotowy i złożony przed rozprawą (najpóźniej dzień wcześniej). W praktyce oznacza to wewnętrzny harmonogram: zbieranie dowodów od razu po wykryciu naruszenia SWZ/czynności zamawiającego.

5. Zaplanuj certyfikację wykonawcy (od 12.07.2026)

Potraktuj certyfikację jak projekt: zrób gap-analysis (kadra, doświadczenie, finanse, brak podstaw wykluczenia) i przygotuj materiały z wyprzedzeniem, żeby wejść w system od pierwszych miesięcy działania. Równolegle ustal procedurę zgłaszania zmian w trakcie ważności certyfikatu (np. zdarzenia dotyczące zarządu, zaległości).

6. Zadbaj o e-Doręczenia i obieg terminów

Zapewnij aktywny adres, stały nadzór skrzynki, powiadomienia oraz zastępstwa urlopowe, bo fikcja doręczenia może uruchomić terminy bez „realnego” odczytu. Najlepiej przypisz odpowiedzialność do jednej roli i włącz e-Doręczenia do systemu obiegu dokumentów/CRM.

7. Wykorzystuj APiW jako „mapę sporu” na etapie SWZ

Analizuj APiW pod kątem deklaracji o konkurencyjności i zestawiaj je z SWZ—sprzeczności mogą być mocnym argumentem do pytań, wniosków o zmianę warunków, a w razie potrzeby także odwołania. To pozwala atakować nie tylko sam zapis SWZ, ale i niespójność działań zamawiającego z własnymi ustaleniami.

8. Oceń łańcuch dostaw i pochodzenie (państwa trzecie/podwykonawcy)

Zrób mapę pochodzenia kluczowych dostaw i usług oraz zasad kontroli podwykonawców, bo ograniczenia wobec wykonawców z państw trzecich będą częściej „pracować” w SWZ i w ocenie ofert. W ofertach eksponuj bezpieczeństwo dostaw, ciągłość serwisu i kontrolę nad komponentami jako przewagę konkurencyjną.

Pobierz bezpłatną checklistę wdrożeniową i sprawdź, czy Twoja firma ma poukładane kluczowe kroki przed startem w postępowaniach:

CHECKLISTA_WDROZENIOW

Jeśli chcesz bezpiecznie przejść przez zmiany w zamówieniach publicznych w 2026 r. i ograniczyć ryzyko formalne oraz kontraktowe, zapraszamy do współpracy z naszą kancelarią. Wspieramy przedsiębiorców kompleksowo: od analizy SWZ i przygotowania oferty, przez strategię dowodową i e-doręczenia, aż po reprezentację przed KIO. Skontaktuj się z nami — dobierzemy rozwiązania dopasowane do Twojej branży i realiów Twojego biznesu.

Autor: 

Michał Dróżdż
radca prawny 

założyciel DD LEGAL Kancelarii Radcy Prawnego Michał Dróżdż